Etkinlik iletişimi etkinlik günü başlamaz
Bir zirvenin, lansmanın ya da forumun iletişim değeri kapılar açılmadan haftalar önce şekillenir ve etkinlik bittiğinde bitmez.
Etkinliklerin çoğu aylarca hazırlanır, bir günde yaşanır ve ertesi gün unutulur. Oysa iyi kurgulanmış bir etkinlik, markaya yıl boyu konuşabileceği içerik, ilişki ve gündem bırakabilir. Bunun için iletişimi üç ayrı dönem olarak planlamak gerekir.
Öncesi: merak ve gündem
Etkinlikten önceki haftalar, bu etkinliğin neden konuşulması gerektiğini anlatma zamanıdır. Konuşmacılar, ana başlıklar ve etkinliğin cevap aradığı soru, haber değeri taşıyan birer hikayedir. Basın daveti yalnız tarih ve adres bildirmemeli; gazeteciye o gün neden orada olması gerektiğini söylemelidir. Röportaj ve görüş yazısı fırsatları da bu dönemde açılır.
Sırası: deneyim ve görünürlük
Etkinlik günü sahada iki iş birden yürür: katılımcının deneyimi ve medyanın ihtiyaçları. Gazetecilerin doğru konuşmacıya ulaşması, röportajların zamanında yapılması, sahne anlarının görüntülenmesi ve içeriğin anında üretilmesi organizasyonun değil, iletişimin işidir. Bu yüzden sahne kurgusu ile basın planı aynı masada hazırlanmalıdır.
Sonrası: hikayenin devamı
Etkinlik bittiğinde elde büyük bir içerik havuzu kalır: konuşmalar, tartışmalar, veriler, fotoğraflar, katılımcı görüşleri. Etkinlik sonrası bülten, öne çıkan konuşmaların özel haberlere dönüşmesi, konuşmacı röportajları ve dijital içerik serileri etkinliğin gündemde kalma süresini uzatır. Bir sonraki etkinliğin iletişimi de aslında burada başlar.
Tek bir hikaye, birçok temas noktası
Davetiyeden sahne metnine, basın kitinden sosyal medya paylaşımına kadar her temas noktası aynı hikayeyi desteklediğinde etkinlik bir organizasyon olmaktan çıkar, bir iletişim platformuna dönüşür. Ölçülmesi gereken de yalnızca o günkü katılım değil, etkinliğin markaya bıraktığı konuşma alanıdır.